KI-Prozessautomatisierung: weniger manuelle Arbeit, mehr Effizienz
Evoya AI automatisiert Ihre Geschäftsprozesse mit KI: Bestellungen, Rechnungen, Formulare und E-Mails werden gelesen, geprüft und direkt in Ihre Systeme übertragen. Ihr Team kontrolliert nur noch, was wirklich Aufmerksamkeit braucht.
Was ist KI-Prozessautomatisierung?
KI-Prozessautomatisierung ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit künstlicher Intelligenz. Anders als klassische, regelbasierte Automatisierung verarbeitet sie auch unstrukturierte Informationen wie PDF-Dokumente, gescannte Formulare, Handschrift und frei formulierte E-Mails. Die KI erkennt den Inhalt, extrahiert die relevanten Daten und übergibt sie strukturiert an Ihre Systeme.
Klassische Werkzeuge wie RPA oder Workflow-Tools wie Zapier, Make und n8n folgen festen Regeln: Wenn A, dann B. Das funktioniert gut, solange die Eingaben immer gleich aussehen. Sobald jede Bestellung ein anderes Layout hat oder Kundinnen und Kunden ihr Anliegen in eigenen Worten schreiben, braucht es KI, die Inhalte versteht statt nur Positionen abzugleichen.
Evoya AI aus Uster (Kanton Zürich) entwickelt solche Automatisierungen als individuelle Software mit KI als festem Bestandteil. Die Verarbeitung läuft standardmässig in Schweizer Rechenzentren, der Verarbeitungsort ist wählbar, und eine Kontrolloberfläche sorgt dafür, dass Menschen die Ergebnisse prüfen und freigeben können.
Was Ihnen Prozessautomatisierung mit KI bringt
Automatisierung lohnt sich dort, wo Mitarbeitende heute Daten abtippen, kopieren, sortieren oder weiterleiten. Diese Arbeit übernimmt die KI, Ihr Team entscheidet.
Deutlich weniger Erfassungszeit
Manuelle Dateneingabe entfällt weitgehend. Bei ASTORtec sank der Aufwand pro Bestellung von rund 10 Minuten auf 1–2 Minuten.
Auch unstrukturierte Dokumente
Die KI liest PDFs, Scans, Handschrift und E-Mails mit wechselndem Aufbau. Vorlagen oder feste Layouts sind nicht nötig.
Weniger Fehler
Extrahierte Daten werden automatisch gegen Stammdaten und Regeln validiert. Unstimmigkeiten werden markiert, bevor sie im ERP landen.
Mensch behält die Kontrolle
Eine Kontrolloberfläche zeigt jeden Vorgang mit Quelle und Ergebnis. Ihr Team prüft, korrigiert und gibt frei.
Anbindung an Ihre Systeme
Die Automatisierung überträgt Daten direkt in ERP, CRM, Microsoft 365 oder Fachanwendungen – über APIs, MCP oder Dateischnittstellen.
Daten unter Kontrolle
Hosting standardmässig in der Schweiz, DSG- und DSGVO-konform, ohne Datenspeicherung beim Modellanbieter und ohne Training mit Ihren Daten.
Welche Prozesse sich mit KI automatisieren lassen
Gut geeignet sind Prozesse, die häufig vorkommen, heute viel Handarbeit erfordern und mit Dokumenten, E-Mails oder Daten aus mehreren Systemen arbeiten.
Auftragserfassung
Bestellungen per E-Mail oder PDF werden gelesen, mit Artikel- und Kundenstamm abgeglichen und als Auftrag ins ERP übertragen.
Rechnungs- und Belegverarbeitung
Eingangsrechnungen werden erkannt, Felder wie Betrag, MWST und Referenz extrahiert und zur Freigabe vorbereitet. Die Zahlungsfreigabe bleibt beim Menschen.
E-Mail-Triage und Antwortentwürfe
Eingehende E-Mails werden nach Anliegen klassifiziert, an die richtige Stelle geleitet und mit einem Antwortvorschlag versehen.
Formulare und Handschrift
Ausgefüllte Formulare, Anträge oder Tests werden digitalisiert, ausgewertet und etwa als Excel-Datei exportiert.
Datenübertragung zwischen Systemen
Informationen werden zwischen ERP, CRM, SharePoint und Fachanwendungen abgeglichen und übertragen, statt kopiert und eingetippt.
Berichte und Protokolle
Aus Gesprächen, Notizen oder Daten entstehen strukturierte Berichte, die Fachpersonen nur noch prüfen und ergänzen.
So automatisieren wir Ihre Prozesse
Wir starten mit einem klar abgegrenzten Prozess, messen den Nutzen und bauen danach aus.
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1
Prozess analysieren
Gemeinsam mit Ihrem Team erfassen wir den heutigen Ablauf, Mengen, Zeitaufwand, Ausnahmen und beteiligte Systeme.
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2
Lösung festlegen
Wir entscheiden, welche Schritte regelbasiert laufen, wo KI nötig ist und an welchen Stellen ein Mensch prüft.
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3
Prototyp mit echten Daten
Mit KI-gestützter Entwicklung entsteht rasch ein funktionsfähiger Prototyp, der mit Ihren echten Dokumenten getestet wird.
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4
Integration und Einführung
Die Lösung wird an ERP, E-Mail und weitere Systeme angebunden, inklusive Kontrolloberfläche und Schulung der Mitarbeitenden.
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5
Betrieb und Weiterentwicklung
Wir betreiben die Lösung auf unserer Plattform, beobachten Qualität und Ausnahmen und erweitern sie auf weitere Prozesse.
Die Bausteine hinter der Automatisierung
Wir kombinieren KI-Modelle mit bewährter Software-Entwicklung und wählen für jeden Prozessschritt die passende Technik.
Dokumente und Sprache
- Texterkennung (OCR) und Handschrifterkennung
- Datenextraktion mit Sprachmodellen
- Klassifikation von E-Mails und Dokumenten
- Transkription inkl. Schweizerdeutsch
KI-Modelle und Plattform
- 30+ Sprachmodelle wählbar
- OpenAI, Anthropic, Google, Mistral, Meta
- Schweizer Open-Source-Modelle
- Evoya Agents mit Werkzeugen
Integration
- REST-APIs und Webhooks
- Model Context Protocol (MCP)
- Microsoft 365 und SharePoint
- ERP- und CRM-Anbindung
- Excel- und Dateiexporte
Kontrolle und Sicherheit
- Human-in-the-loop-Freigaben
- Validierung gegen Stammdaten
- Protokollierung jedes Vorgangs
- Hosting in der Schweiz, EU, USA oder on-premise
Prozessautomatisierung aus der Schweiz
Software und KI aus einer Hand
Wir entwickeln individuelle Software mit KI als festem Bestandteil. Dank KI-gestützter Entwicklung sind Projekte spürbar schneller als klassische Softwareprojekte.
Eigene KI-Plattform
Automatisierungen laufen auf unserer Plattform mit über 30 Sprachmodellen, standardmässig gehostet in ISO-27001-zertifizierten Schweizer Rechenzentren.
Datenschutz nach DSG und DSGVO
Keine Datenspeicherung beim Modellanbieter, kein Training mit Ihren Eingaben, Verarbeitungsort wählbar von der Schweiz bis on-premise.
Erfahrung mit Schweizer Unternehmen
Unser Team bringt über 25 Jahre Erfahrung in Softwareprojekten für Schweizer Unternehmen mit, unser Sitz ist in Uster im Kanton Zürich.
Ausgewählte Projekte
KI-Auftragserfassung bei ASTORtec
Bestellungen aus E-Mails und PDFs werden automatisch erfasst, geprüft und ins ERP Europa3000 übertragen – statt rund 10 nur noch 1–2 Minuten pro Auftrag.
Projekt ansehen
Profilanalyse nach Griesshaber – BWS Uster
Handschrift erkennen, mit KI auswerten und als Excel exportieren – 30 bis 60 Minuten Zeitersparnis pro Test.
Projekt ansehen
IPW Winterthur – KI-gestützte Gesprächsdokumentation
Patientengespräche aufnehmen, transkribieren und Berichte automatisch erstellen – mit 100 % Schweizer Datenverarbeitung, auch auf Schweizerdeutsch.
Projekt ansehenHäufige Fragen
KI-Prozessautomatisierung ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit künstlicher Intelligenz. Sie verarbeitet auch unstrukturierte Informationen wie PDF-Bestellungen, Rechnungen, Formulare und E-Mails, extrahiert die relevanten Daten und überträgt sie in Ihre Systeme. Menschen prüfen und geben frei, wo es nötig ist.
RPA und Workflow-Tools wie Zapier, Make oder n8n arbeiten regelbasiert und eignen sich für gleichförmige, strukturierte Abläufe, etwa das Weiterleiten eines Formulareintrags. KI-Automatisierung versteht Inhalte und kommt mit wechselnden Layouts, Freitext und Ausnahmen zurecht. In der Praxis kombinieren wir beides: Regeln für feste Schritte, KI für Dokumente und Sprache.
Gut geeignet sind Prozesse, die häufig vorkommen, viel manuelle Erfassung erfordern und mit Dokumenten oder E-Mails arbeiten. Typische Beispiele sind Auftragserfassung, Rechnungseingang, E-Mail-Triage, Formularauswertung und die Datenübertragung zwischen ERP, CRM und Microsoft 365. Weniger geeignet sind seltene Einzelfälle, die jedes Mal anders entschieden werden.
Das hängt von Volumen und Prozess ab. Bei der KI-Auftragserfassung für ASTORtec sank der manuelle Aufwand pro Bestellung von rund 10 Minuten auf 1–2 Minuten. Bei der KI-Profilanalyse für die BWS Uster spart die Automatisierung 30–60 Minuten pro Test.
Ja, standardmässig läuft die Verarbeitung in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in der Schweiz. Auf Wunsch ist auch die EU, die USA oder ein Betrieb on-premise möglich. Die Plattform ist DSG- und DSGVO-konform, Eingaben werden nicht gespeichert und nicht für das Training von Modellen verwendet.
Nur so weit, wie Sie es festlegen. Wir bauen Prüfschritte ein, in denen Mitarbeitende Ergebnisse in einer Kontrolloberfläche sehen, korrigieren und freigeben. Laut Gartner werden über 40 Prozent der Projekte mit KI-Agenten bis Ende 2027 abgebrochen, unter anderem wegen fehlender Risikokontrollen – deshalb planen wir Kontrolle von Anfang an ein.
Nein. Die Automatisierung wird an Ihre bestehenden Systeme angebunden, zum Beispiel an ERP, CRM, E-Mail-Postfächer oder Microsoft 365. Bei ASTORtec werden die Aufträge direkt in das bestehende ERP Europa3000 übertragen.
Die Kosten hängen vom Prozess, den Datenquellen und den anzubindenden Systemen ab. Deshalb klären wir in einem ersten Gespräch Mengen, Zeitaufwand und Ziele und zeigen Ihnen, wo sich Automatisierung lohnt. Dank KI-gestützter Entwicklung sind unsere Projekte spürbar schneller umgesetzt als klassische Softwareprojekte.
Welchen Prozess möchten Sie automatisieren?
Beschreiben Sie uns einen Ablauf, der heute viel Handarbeit kostet. Wir zeigen Ihnen, wie KI ihn übernehmen kann – mit Ihren Daten unter Kontrolle.