KI-gestützte Auftragserfassung bei ASTORtec: PDF-Bestellungen automatisch ins ERP
ASTORtec · Projektübersicht ·
Das Projekt in Kürze
Evoya AI hat für ASTORtec eine KI-gestützte Auftragserfassung entwickelt. Die Evoya Order App liest PDF-Bestellungen aus E-Mails aus, strukturiert und validiert die Bestelldaten und überträgt sie bei erfüllten Regeln direkt ins ERP-System Europa3000.
Bestellungen, die früher durchschnittlich rund zehn Minuten manuelle Erfassung benötigten, werden heute automatisch verarbeitet oder in ein bis zwei Minuten geprüft und freigegeben.
- Kunde
- ASTORtec AG
- Branche
- Technischer Handel und Industriebedarf
- Anwendungsfall
- Automatische Erfassung von B2B-Bestellungen aus PDF-Anhängen
- Lösung
- Evoya Order App
- Anbindung
- Europa3000
- Technologien
- Python, Django, Mistral OCR und unter anderem Mistral LLM
Eindrücke aus dem Projekt
Ausgangslage: Jede PDF-Bestellung sieht anders aus
ASTORtec beliefert Unternehmen aus Industrie und Bau mit Klebstoffen, Dichtungen, Rollenmaterial, Stanzteilen und weiteren technischen Produkten. Viele B2B-Bestellungen treffen per E-Mail als PDF-Anhang ein – häufig automatisch erstellt aus den Bestellsystemen der Kunden.
Diese Dokumente unterscheiden sich erheblich. Individuelle Artikelnummern, abweichende Mengen- und Verpackungseinheiten, Liefertermine und nachträgliche Korrekturen müssen richtig erkannt und zugeordnet werden.
Bisher prüften Mitarbeitende die Bestellungen manuell und übertrugen sie ins ERP. Das benötigte durchschnittlich rund zehn Minuten pro Bestellung, bei umfangreichen PDFs deutlich länger. Zusätzlich bestand das Risiko von Fehlern bei der Übertragung.
Ziel: Weniger manuelle Erfassung, gezielte Kontrolle bei Ausnahmen
Die Lösung sollte unterschiedlich strukturierte Bestellungen für die automatische Weiterverarbeitung nutzbar machen. Im Mittelpunkt standen:
- Erfassungsarbeit reduzieren: Bestelldaten aus PDFs übernehmen, statt sie abzutippen.
- Angaben vereinheitlichen und prüfen: Kundenformate und besondere Bestelllogiken berücksichtigen.
- Europa3000 anbinden: Geprüfte Daten direkt im bestehenden ERP weiterverarbeiten.
- Kontrolle erhalten: Bestellungen mit Abweichungen oder fehlenden Informationen gezielt zur Prüfung zurückhalten.
Die Lösung: Von der Bestellmail zur geprüften ERP-Bestellung
Die Evoya Order App verbindet KI-gestützte Dokumentenverarbeitung mit festen Geschäftsregeln und einer ERP-Anbindung. Der Ablauf umfasst vier Schritte.
1. Bestellungen erkennen und PDFs auslesen: Eingehende Bestellmails werden an die Anwendung weitergeleitet. Diese prüft zunächst, ob tatsächlich eine Bestellung vorliegt. Anschliessend liest Mistral OCR die PDF-Anhänge aus. Die Dokumentenerkennung erfasst Texte sowie Tabellen- und Positionsdaten und bereitet sie für die weitere Verarbeitung auf.
2. Bestelldaten mit KI interpretieren und strukturieren: Sprachmodelle interpretieren die ausgelesenen Informationen und bringen sie in eine einheitliche Struktur. Kundenspezifische Prompts geben zusätzliche Hinweise dazu, wie bestimmte Bestellformate zu lesen sind. So berücksichtigt die Anwendung individuelle Artikelnummern, abweichende Bezeichnungen und besondere Bestelllogiken. Die KI übernimmt damit mehr als reine Texterkennung: Sie ordnet die Inhalte für den nachfolgenden Geschäftsprozess ein.
3. Angaben validieren und an Europa3000 übergeben: Vor der ERP-Übergabe greifen definierte Validierungsregeln. Sie prüfen unter anderem Mengen und Verpackungseinheiten, Liefertermine, Artikelzuordnungen sowie weitere kundenspezifische Kriterien. Sind alle Kriterien erfüllt und ist die automatische Verarbeitung für den jeweiligen Kunden freigegeben, legt die Anwendung die Bestellung direkt in Europa3000 an.
4. Unklare Fälle zur manuellen Prüfung zurückhalten: Bei Abweichungen oder fehlenden Informationen bleibt die Bestellung in der Evoya Order App. Mitarbeitende können die Daten über die Weboberfläche kontrollieren, korrigieren und freigeben. Damit entfällt die vollständige manuelle Erfassung, während die Kontrolle bei Ausnahmen erhalten bleibt. KI interpretiert die Dokumente; feste Regeln und menschliche Freigaben steuern die Weiterverarbeitung.
Datenschutz und Datensouveränität: Mistral auf EU-Infrastruktur
Bestellungen enthalten vertrauliche Geschäftsinformationen und können personenbezogene Angaben umfassen. Deshalb gehört die Frage, wo und wie die KI Daten verarbeitet, zur Gestaltung der Lösung.
Für ASTORtec setzt Evoya AI Mistral auf souveräner EU-Infrastruktur ein. Damit wird der Verarbeitungsstandort der KI bewusst als Teil der Architektur gewählt. Für vergleichbare Projekte bietet Evoya AI weitere Betriebsmodelle an:
| Souveräne EU-Infrastruktur | Bei ASTORtec für die KI-Verarbeitung mit Mistral eingesetzt |
| Schweizer Lösungen | Alternative für Projekte mit Anforderungen an KI-Verarbeitung und Datenhaltung in der Schweiz |
| On-Premise | Alternative für den Betrieb in der eigenen Unternehmensinfrastruktur |
Die Auswahl richtet sich nach den Anforderungen des Kunden. Neben dem Standort sind dabei auch Zugriffsrechte, Aufbewahrung, eingebundene Dienstleister und vertragliche Regelungen zu berücksichtigen. So wird Datenschutz nicht auf ein Hosting-Label reduziert, sondern im konkreten Datenfluss betrachtet.
Weiterführende Informationen bieten die Seiten zu Sicherheit und Privatsphäre bei Evoya AI und On-Premises-KI-Lösungen.
Ergebnisse: Weniger Erfassungsarbeit im Tagesgeschäft
Bestellungen, die früher durchschnittlich rund zehn Minuten manuelle Erfassung benötigten, werden heute entweder automatisch verarbeitet oder in ein bis zwei Minuten geprüft und freigegeben. Die Angaben beziehen sich auf den manuellen Bearbeitungsaufwand, nicht auf die gesamte technische Durchlaufzeit.
Für ASTORtec entstehen daraus konkrete Vorteile:
- Weniger Dateneingabe: Mitarbeitende müssen Bestelldaten nicht mehr vollständig abtippen.
- Gezielte Bearbeitung von Ausnahmen: Aufmerksamkeit benötigen vor allem Bestellungen mit Abweichungen oder fehlenden Angaben.
- Weniger Übertragungsfehler: Die manuelle Übertragung von Artikelnummern, Mengen, Preisen und Lieferterminen wird reduziert.
- Weiterverwendung des bestehenden ERP: Europa3000 bleibt im Einsatz und wird um KI-gestützte Verarbeitung und eine Weboberfläche ergänzt.
Übertragbarkeit: Weitere PDF-Prozesse mit KI automatisieren
Der Ansatz ist nicht auf Bestellungen beschränkt. Wo Informationen aus eingehenden PDFs gelesen, geprüft und in ein Geschäftssystem übertragen werden, kann eine vergleichbare KI-Lösung ansetzen. Das Grundprinzip bleibt gleich: Dokumente empfangen, Inhalte extrahieren und strukturieren, Geschäftsregeln anwenden und geprüfte Daten an den nächsten Prozess übergeben.
Mögliche weitere Anwendungsfälle sind:
| Bestellungen | Artikel, Mengen und Liefertermine für die Auftragsanlage erfassen |
| Lieferscheine | Lieferpositionen auslesen und für den Abgleich mit Bestellungen bereitstellen |
| Rechnungen | Rechnungsdaten und Positionen an Prüf- und Freigabeprozesse übergeben |
| Offerten | Angebotsdaten strukturieren und für Vergleich oder Weiterbearbeitung aufbereiten |
| Formulare | Angaben extrahieren und in nachgelagerte Geschäftsprozesse übernehmen |
Diese Anwendungen beschreiben das Potenzial des Ansatzes über das ASTORtec-Projekt hinaus. Evoya AI passt Dokumentenverarbeitung, Prüfregeln und Freigaben an den jeweiligen Prozess an.
ERP-Anbindung auch über Europa3000 hinaus
Eine vergleichbare Lösung lässt sich auch mit anderen ERP-Systemen verbinden, sofern geeignete Schnittstellen verfügbar sind. Dazu gehören beispielsweise SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Abacus, Sage und Odoo. Die Anbindung wird auf das konkrete System, seine Version und die benötigten Funktionen abgestimmt. Dabei geht es nicht nur darum, Daten zu übertragen: Die Integration muss die für den Prozess erforderlichen Aktionen ermöglichen, etwa das Anlegen eines Auftrags.
Für Unternehmen in der Schweiz, Deutschland und Österreich eröffnet sich damit eine praktische Möglichkeit, bestehende Systeme weiterzuverwenden und manuelle Arbeit dazwischen zu reduzieren. Ein klar abgegrenzter Dokumentenprozess kann den Einstieg bilden und anschliessend um weitere Anwendungsfälle ergänzt werden. Mehr zu diesem Ansatz: Individuelle KI-Anwendungen von Evoya AI.
Häufige Fragen zur KI-gestützten Auftragserfassung
Bei ASTORtec liest die Evoya Order App PDF-Bestellungen aus E-Mails aus. KI strukturiert die Inhalte, anschliessend prüfen definierte Regeln die Bestelldaten. Sind alle Voraussetzungen erfüllt und ist die automatische Verarbeitung freigegeben, wird die Bestellung in Europa3000 angelegt.
Ja. Bei ASTORtec helfen kundenspezifische Prompts, unterschiedliche Bestellformate, individuelle Artikelnummern und besondere Bestelllogiken zu interpretieren. Validierungsregeln prüfen die strukturierten Daten vor der Weiterverarbeitung.
Die Bestellung bleibt zur manuellen Prüfung in der Evoya Order App. Mitarbeitende kontrollieren und korrigieren die Angaben und geben sie anschliessend frei. Die automatische ERP-Übertragung erfolgt nur, wenn die dafür definierten Bedingungen erfüllt sind.
Früher benötigte die Erfassung durchschnittlich rund zehn Minuten pro Bestellung. Heute werden Bestellungen automatisch verarbeitet oder in ein bis zwei Minuten geprüft und freigegeben. Der Vergleich bezieht sich auf die manuelle Bearbeitungszeit.
Bei ASTORtec erfolgt die KI-Verarbeitung mit Mistral auf souveräner EU-Infrastruktur. Für andere Kundenprojekte kann Evoya AI Schweizer Lösungen oder On-Premises-Betrieb vorsehen. Entscheidend sind neben dem Standort auch die konkreten Datenflüsse, Zugriffsrechte und vertraglichen Bedingungen.
Ja. Evoya AI kann vergleichbare Lösungen mit Schweizer KI- und Hosting-Lösungen oder für die eigene Unternehmensinfrastruktur umsetzen. Modelle und Komponenten werden passend zu den Anforderungen ausgewählt. Diese Betriebsvarianten sind Alternativen zur bei ASTORtec eingesetzten EU-Infrastruktur.
Grundsätzlich ja, wenn geeignete Schnittstellen für den gewünschten Prozess verfügbar sind. Auch Sage und Odoo kommen als Zielsysteme infrage. Evoya AI prüft die Integrationsmöglichkeiten und setzt die passende Anbindung um. Bei ASTORtec ist die Verbindung mit Europa3000 realisiert.
Ja. Der Ansatz lässt sich auf weitere Dokumentenprozesse übertragen. KI liest und strukturiert die Inhalte, Regeln prüfen die Angaben, und eine Integration übergibt die Daten an das Zielsystem. Evoya AI stimmt den Ablauf auf die jeweilige Dokumentenart und den Geschäftsprozess ab.
PDF-Prozesse automatisieren – mit passender Integration und Datenhaltung
Dokumentenverarbeitung, ERP-Anbindung und Betriebsumgebung werden auf den konkreten Bedarf abgestimmt – mit EU-Infrastruktur, Schweizer Lösungen oder On-Premises.