KI, die wirklich arbeitet. Nicht irgendwo in der Theorie, sondern im Tagesgeschäft eines Schweizer Unternehmens. In diesem Update zeigen wir, wie ASTORtec die manuelle Auftragserfassung mit einer massgeschneiderten KI-Lösung von Evoya AI auf ein Minimum reduziert hat.
Ausserdem: Was seit Juni auf der Evoya-Plattform neu ist – von neuen Modellen bis zu komplett neuen Features.
- Kundenprojekt ASTORtec: PDF rein, ERP-Eintrag raus – wie die Auftragserfassung automatisiert wurde.
- Plattform-Update: Dateibereich, Projekte, Agent Builder, Funktionszugriff, neue KI- und Bildmodelle und mehr.
PDF rein, ERP-Eintrag raus: Wie ASTORtec die Auftragserfassung automatisiert hat
Jede Bestellung manuell prüfen, abtippen, ins ERP übertragen. Pro Vorgang: rund 10 Minuten. Bei umfangreichen PDFs auch deutlich mehr. Das war der Alltag bei ASTORtec, einem Schweizer Unternehmen im technischen Handel, das täglich B2B-Bestellungen per E-Mail als PDF-Anhang erhält.
Das Problem dabei: Jeder Kunde liefert ein anderes Format. Individuelle Artikelnummern, abweichende Mengeneinheiten, nachträgliche Korrekturen. Alles muss erkannt, zugeordnet und korrekt ins System übernommen werden. Fehleranfällig, zeitintensiv, skaliert schlecht.
Die Lösung: die Evoya Order App. Evoya AI hat gemeinsam mit ASTORtec eine massgeschneiderte Anwendung entwickelt, die diesen Prozess automatisiert – von der eingehenden E-Mail bis zum fertigen ERP-Eintrag in Europa3000.
So funktioniert's in vier Schritten:
- Eingang erkennen & PDFs auslesen: Mistral OCR liest Texte, Tabellen und Positionen aus den Anhängen.
- Daten interpretieren & strukturieren: Sprachmodelle bringen die Bestellinhalte in eine einheitliche Struktur; kundenspezifische Prompts berücksichtigen individuelle Formate und Artikellogiken.
- Validieren & direkt ins ERP übergeben: Definierte Regeln prüfen Mengen, Liefertermine und Artikelzuordnungen. Bei grünem Licht: automatische Anlage in Europa3000.
- Ausnahmen zur manuellen Freigabe zurückhalten: Was nicht eindeutig ist, landet zur Kontrolle in der Weboberfläche – fertig aufbereitet, nicht mehr von null.
Das Ergebnis? Bestellungen, die früher 10 Minuten Handarbeit kosteten, werden heute automatisch verarbeitet oder in 1 bis 2 Minuten geprüft und freigegeben.
Datenschutzseitig gilt: Die von Evoya AI entwickelte Auftragserfassungs-Applikation wird auf Schweizer Infrastruktur gehostet. Für die KI-Verarbeitung, also das Auslesen und Interpretieren der PDFs, setzt die Lösung auf Mistral AI, betrieben auf souveräner EU-Infrastruktur. Für Projekte mit höheren Anforderungen an den KI-Verarbeitungsstandort bietet Evoya AI auch Schweizer Lösungen oder On-Premises-Betrieb an.
Und das Prinzip ist nicht auf Bestellungen beschränkt: Lieferscheine, Rechnungen, Offerten, Formulare. Überall dort, wo Informationen aus PDFs in Geschäftssysteme fliessen müssen, greift derselbe Ansatz.
Alle Details lesen Sie in der vollständigen Case Study. Haben Sie ähnliche Prozesse in Ihrem Unternehmen? Sprechen Sie mit uns – wir schauen gemeinsam, was sich automatisieren lässt.
Was seit Juni auf der Evoya-Plattform passiert ist
Viel. Wirklich viel. Hier die Highlights im Schnelldurchlauf, mit direkten Links zu den Details im Changelog.
- Neuer Dateibereich (23. September): Dateien und Bilder jetzt schneller finden und zentral verwalten. Übersichtliche Ordnerstruktur, direkte Upload-Möglichkeit und eine Bildbibliothek, in der alle generierten Bilder gesammelt auf einen Blick sichtbar sind. Mehr erfahren
- GLM 5.3 auf souveräner EU-Infrastruktur (22. September): Das Open-Source-Modell GLM 5.3 von Z.ai ist nun in der Mistral-gehosteten Variante verfügbar. Stark bei langen Texten (1 Mio. Token Kontext), Coding und agentischen Workflows, zu deutlich günstigeren Kosten als vergleichbare Modelle. Mehr erfahren
- Neue Bildmodelle & verbesserter Bild-Prompt (21. September): Zwei neue Bildgenerierungsmodelle: GPT Image 2.5 Flare für schnelle, hochwertige Alltagsgenerierung und GPT Image 2.5 Sunburst für maximale Qualität und präzise Bildbearbeitung. Neu: Das gewünschte Format (Quer-, Hochformat, Quadrat) einfach direkt im Prompt angeben. Mehr erfahren
- Neuer OCR-Service von Mistral AI (18. September): Schnellere und präzisere Texterkennung aus Bildern und Dokumenten, auch bei Tabellen, Formularen und Handschriften. Läuft auf souveräner europäischer Infrastruktur, vollständig DSG- und DSGVO-konform. Mehr erfahren
- Neue KI-Modelle (17. September): Fünf neue Modelle auf der Plattform: GPT-6 Astra und Claude Fable 5.1 für maximale Qualität, Gemini 3.8 Flash als starke Standardwahl, sowie GLM 5.3 Flash und DeepSeek v4.1 Flash für kosteneffizientes Arbeiten in hohem Volumen. Mehr erfahren
- Neue OpenAI-Modelle (25. August): GPT-5.6 Sol, GPT-5.6 Terra und GPT-5.6 Luna stehen ab sofort auf der Plattform bereit – direkt einsetzbar in Agenten und Workflows. Mehr erfahren
- Funktionszugriff (21. August): Nicht jeder Nutzer braucht jede Funktion. Admins steuern neu pro Rolle, welche Features sichtbar und zugänglich sind. Die Plattform bleibt übersichtlich und auf den jeweiligen Bedarf zugeschnitten. Mehr erfahren
- Projekte in geplanten Aufgaben (20. August): Geplante Aufgaben lassen sich jetzt mit einem Projektordner verknüpfen. Tägliche Berichte, automatisch erstellt und direkt am richtigen Ort abgelegt. Kein verstreutes Chaos mehr. Mehr erfahren
- Ordnerbasierte Datenquellen (14. August): Datenquellen lassen sich ab sofort mit einem Ordner verknüpfen. Neue Dateien im Ordner ablegen und die Datenquelle aktualisiert sich automatisch. Schluss mit manuellem Hochladen. Mehr erfahren
- Projekte (27. Juli): Bekannt aus ChatGPT oder Claude, jetzt auf der Evoya-Plattform: Projekte geben einem Agenten einen eigenen Arbeitsbereich mit Dateizugriff, Kontext und Notizen. Ideal für komplexere, mehrstufige Aufgaben. Mehr erfahren
- Agent Builder (18. Juni): Einen KI-Agenten in fünf geführten Schritten erstellen, kein technisches Vorwissen nötig. Einfach in der Agentenübersicht auf «Neuen Agenten erstellen» klicken und loslegen. Mehr erfahren
Alle Neuerungen im Detail finden Sie im vollständigen Changelog.
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