KI in einer sozialen Institution: Wie die Stiftung andante mit KI-Workspaces, einer KI-Suche auf SharePoint und Workshops arbeitet

Bei andante arbeiten Mitarbeitende in sehr unterschiedlichen Funktionen und Berufsrollen. Im Alltag fallen zahlreiche schriftliche Aufgaben an: Berichte, E-Mails, Dokumentationen und interne Notizen. Gleichzeitig steigen die fachlichen und regulatorischen Anforderungen an die Qualität und Nachvollziehbarkeit dieser Dokumente.

Wichtige Informationen wie Richtlinien, Checklisten, Konzepte und Vorlagen liegen auf SharePoint. Sie sind vorhanden, im entscheidenden Moment aber oft schwer zu finden. Und schliesslich hatten viele Mitarbeitende von KI gehört, waren aber unsicher, was sie kann, wo ihre Grenzen liegen und wie sie sinnvoll eingesetzt wird.

Daraus ergaben sich drei Bedürfnisse: ein sicherer, gemeinsamer Zugang zu KI, ein intelligenter Zugriff auf das vorhandene Wissen und die gezielte Befähigung der Mitarbeitenden.

Alle Mitarbeitenden arbeiten in geschützten KI-Workspaces auf der Evoya-Plattform. Dort nutzen sie KI für ihre täglichen Aufgaben: Texte formulieren, strukturieren, zusammenfassen und übersetzen. Das senkt sprachliche Hürden und macht die interne wie externe Kommunikation klarer, verständlicher und effizienter.

Für die KI-Suche ist die bestehende SharePoint-Ablage angebunden. Die freigegebenen Dokumente werden in eine geschützte, KI-optimierte Wissensdatenbank (Vektordatenbank) übernommen. Neue oder geänderte Dateien werden laufend synchronisiert, die Inhalte sind also stets aktuell.

Mitarbeitende stellen ihre Frage in natürlicher Sprache. Die KI durchsucht die hinterlegten Dokumente, fasst die relevanten Inhalte zusammen und verweist auf die verwendeten Quellen. So werden Richtlinien, Qualitätsdokumente, Prozesse und Checklisten im Alltag auffindbar, ohne dass die Originalablage in SharePoint verändert wird.

Damit KI nicht nur ein neues Tool bleibt, hat Evoya AI die Einführung mit praxisnahen Workshops begleitet.

Modul 1: Grundlagen, KI in der Praxis und Plattform-Einstieg. In rund drei Stunden lernen bis zu 30 Teilnehmende die Grundlagen von KI in verständlicher Sprache kennen. Gemeinsam entsteht ein erstes Zielbild: Wo entlastet KI, wo unterstützt sie, wo liegen Grenzen und Risiken? Danach folgt die Einführung in die Evoya-Plattform.

Modul 2: Prompt- und Agent-Engineering. Ein Kernteam aus «AI Champions» vertieft den Umgang mit der Plattform, lernt gute Anfragen (Prompts) zu formulieren und bildet wiederkehrende Aufgaben mit passenden Agenten ab. Dieses Team wirkt danach als interne Ansprechstelle und Multiplikator.

Modul 3: Use-Case-Mining und Prozess-Integration. AI Champions und Schlüsselpersonen analysieren zentrale Abläufe, bewerten, wo KI sinnvoll unterstützt, und leiten priorisierte Use Cases ab. Für ausgewählte Prioritäten entstehen erste Prototypen, etwa spezifische Agenten oder KI-gestützte Workflows, als «Leuchtturm-Anwendungen».

In einer sozialen Institution sind viele Informationen besonders schützenswert. Die KI-Suche nutzt nur freigegebene Dokumente und verändert die SharePoint-Ablage nicht. Die Daten werden mit Schweizer oder europäischer KI verarbeitet, gemäss DSG und DSGVO, und nie zum KI-Training verwendet.

• Ein sicherer Zugang für alle: Alle Mitarbeitenden nutzen KI in geschützten Workspaces.
• Wissen, das sich finden lässt: Antworten aus Richtlinien, Checklisten und Vorlagen mit Verweis auf die Quelle.
• Klarere Kommunikation: Texte entstehen schneller und sind verständlicher formuliert.
• Internes Kernteam: Die AI Champions begleiten den weiteren Einsatz von KI bei andante.
• Erste Leuchtturm-Anwendungen: Priorisierte Use Cases und Prototypen zeigen den Weg für die nächsten Schritte.

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