So lernen Ihre AI Agenten E-Mails zu senden - Schritt-für-Schritt Anleitung

E-Mail-Integration für AI Agenten öffnet völlig neue Möglichkeiten: Statt nur Antworten im Chat zu geben, können Ihre Agenten Ihnen direkt wichtige Updates mailen, anderen Teammitgliedern Berichte zusenden oder sogar automatisierte Benachrichtigungen verschicken. Das ist deutlich praktischer als ständig in den Workspace zu schauen.

In dieser Anleitung zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Evoya AI Agenten in wenigen Schritten E-Mail-fähig machen.

1. Mailaccount einrichten

Zuerst benötigen Sie einen Mailaccount mit IMAP und SMTP-Funktionen (Standard bei den meisten Anbietern). Für erste Tests können Sie einen separaten Account einrichten - für produktive Nutzung empfiehlt sich die Integration Ihrer bestehenden Team-Mailboxen.

Navigieren Sie zu Konfiguration > E-Mail in Ihrem Evoya Workspace.

Beim Ausfüllen der IMAP/SMTP-Daten gilt meist:

• IMAP-Benutzername = E-Mail-Adresse
• IMAP-Password = Passwort des Mailaccounts
• Server-Angaben erhalten Sie von Ihrem Administrator oder ISP

Nach dem Speichern prüft das System automatisch die Verbindung. Falls Fehler auftreten, die Angaben nochmals kontrollieren.

💡 Tipp für Gmail & Microsoft: Diese Provider benötigen zusätzliche Schritte für IMAP-Zugriff. Für Gmail-Accounts finden Sie hier detaillierte Schritte.

2. "E-Mail senden" - Werkzeug erstellen

Als nächstes erstellen Sie ein Agenten-Werkzeug für den E-Mail-Versand. Gehen Sie zu Konfiguration > Werkzeuge.

Wichtige Konfigurationspunkte:

• Tool-Name & Beschreibung: Klar formulieren, damit der Agent weiss, wann das Tool verwendet werden soll
• Mailbox: Die zuvor konfigurierte Mailbox auswählen
• Aktion festlegen: "Senden" für automatischen Versand oder "Entwurf erstellen" für manuelle Kontrolle
• BCC-Adresse: Optional für Kopien aller Agenten-Mails
• Footer: Automatische Signatur für alle E-Mails

Pro-Tipp: Für interne Mails verwenden Sie "Senden", für externe Kommunikation besser "Entwurf erstellen" zur Kontrolle.

3. Agenten mit dem E-Mail Tool ausrüsten

Jetzt statten Sie Ihre gewünschten Agenten mit dem neuen E-Mail-Werkzeug aus. Unter Agenten den entsprechenden Agent bearbeiten.

Scrollen Sie nach unten zu "Werkzeuge auswählen" und klicken Sie auf "Hinzufügen":

In der Werkzeugauswahl das E-Mail-Tool aktivieren:

Agent speichern und gleich testen!

4. Praxistest - der erste Agenten-E-Mail

Zeit für den Funktionstest! Schreiben Sie Ihrem Agenten:

"Lieber Agent, schicke mir einen netten Gruss mit der heutigen Wetterprognose für Zürich an meine Mail-Adresse: [email protected]"

Bei "Senden"-Konfiguration erhalten Sie sofort ein E-Mail. Bei "Entwurf erstellen" finden Sie den Entwurf in Ihrem Mailprogramm.

Pro-Tipps für den Alltag

Agent-Prompts optimieren: Definieren Sie im Agent-Prompt, wann E-Mails verwendet werden sollen:

"Wenn der User sagt 'maile mir', dann verwende das E-Mail-Tool und sende das Mail an [email protected]"

Dann reicht im Chat ein simples "maile mir die Projektzusammenfassung".

Troubleshooting: Falls E-Mails nicht ankommen:

• SMTP-Settings nochmals prüfen
• Spam-Ordner kontrollieren
• Mailbox-Status in der Konfiguration checken

Fazit: Ihre Agenten sind jetzt E-Mail-fähig!

Mit dieser E-Mail-Integration werden Ihre AI Agenten zu echten digitalen Assistenten, die proaktiv kommunizieren können. Ob tägliche Berichte, Projektupdates oder automatische Benachrichtigungen - die Möglichkeiten sind grenzenlos.

Was kommt als nächstes? In der nächsten Anleitung zeigen wir, wie Agenten eingehende E-Mails automatisch kategorisieren und sogar beantworten können. Stay tuned!